Flexibler Workflow für die Urlaubsgenehmigung

Urlaubsgenehmigung in der Aufbauorganisation

Bei genauerer Betrachtung des Geschäftsprozesses der Urlaubsgenehmigung zeigen sich zahlreiche Facetten - das gilt selbst innerhalb eines Unternehmens. So gibt es Mitarbeiter, die in einem direkten Unterstellungsverhältnis zum Personalchef stehen, der unmittelbar über ihr Urlaubsgesuch entscheidet. Auf der anderen Seite gibt es Mitarbeiter, bei denen mehrere Vorgesetzte einem solchen Urlaubsgesuch zustimmen müssen. Letztlich genehmigt sich die Führungsetage ihren Urlaub i. d. R. selbst und ist von keinem Genehmigenden abhängig. Gleichwohl soll auch deren Urlaub im Unternehmen bekannt sein.

Urlaubsgenehmigung in der Ablauforganisation

Auch die Ablauforganisation und deren zeitliche Dynamik hat Einfluss auf den Ablauf der Urlaubsgenehmigung. Sind Mitarbeiter in zeitlich befristeten Projekten tätig, so ist es wünschenswert, dass der/die Projektleiter/-in die Urlaubsgesuche der Projektmitglieder "mitzeichnet". Auch ist es denkbar, dass Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig tätig sind und ist wünschenswert, dass alle Projektverantwortlichen den gestellten Urlaubsantrag mittragen.

Urlaubsgenehmigung in UVER

Von dem u. U. recht vielschichtigen Genehmigungsverfahren bleibt der/die Antragssteller-/in unbehelligt. Nach dem Urlaubsantrag gestellt wurde, sorgt UVER dafür, dass der Urlaubsantrag in der gewünschten Reihenfolge den Vorgesetzten des Mitarbeiters vorgelegt wird. Dabei kann die Reihenfolge von MItarbeiter zu Mitarbeiter variieren und Vorgesetzte der Aufbau- und/oder Ablauforganisation berücksichtigen.

Der Genehmigungsprozeß wird durch den/die Mitarbeiter/-in gestartet, indem er/sie einen entsprechenden Urlaubsantrag in UVER  anlegt - das ist u. a. im 'Mein UVER'-Bereich möglich. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt UVER die Vorlage des Urlaubsantrags bei den jeweiligen Vorgesetzten wie das nachstehende Schaubild verdeutlicht.

 Workflow zur Urlaubsgenehmigung als ITIL-Diagramm

Die Vorlage eines Urlaubsantrags erfolgt automatisch über geeignete eMail-Benachrichtungen. Wird ein Urlaubsantrag von einem Vorgesetzten positiv beschieden, so wird er automatisch beim nächsten Vorgesetzten zur Entscheidung vorlelgt. Sobald alle Genehmigungen eingeholt sind, gilt der Urlaub als genehmigt und wird automatisch im Urlaubskalender eingetragen - parallel dazu erhält der/die Antragsteller/-in eine entsprechende eMail-Benachrichtigung.