Software entwickelt in Betrieben ein bedenkliches Eigenleben

Computer werden immer leistungsfähiger, die entsprechenden Programme immer komplexer. Mancher kommt da kaum noch mit. Im Betrieb aber scheint vieles nicht einfacher, sondern komplizierter zu werden. Thomas Friebe, Geschäftsführer der isyde-Informationstechnik GmbH, wird nach eigenen Worten immer wieder auf grundlegende Softwarethemen angesprochen. An der Humboldt-Universität in Berlin gab der IT-Fachmann mittelständischen Unternehmern Tipps zum optimierten Softwareeinsatz im Betrieb.

Die Kreis-Nienburger Softwareschmiede hat sich einen Namen gemacht mit Programmen, die beispielsweise das Verteidigungsministerium, die Hansestadt Hamburg oder die Bundesnetzagentur einsetzen. „Aber ob Bundesbehörde oder Mittelständler - das grundlegende Prinzip von Software bleibt gleich“, sagt Thomas Friebe. „Es gibt ein paar Knackpunkte, an denen ich auch als Nicht-Fachmann sehen kann, ob meine Softwarelandschaft optimal ist.“

Nutzt man für die Stammdaten der verschiedenen Geschäftsbereiche verschiedene Systeme – was durchaus sinnvoll sein könne –sei es häufig so, dass die Stammdaten in allen Systemen getrennt erfasst werden müssen. Auswertungen über alle Geschäftsbereiche werden spätestens dann problematisch, wenn die Systeme mit unterschiedlichen Identifikationsmerkmalen arbeiten. In solchen Fällen könne man durch schlanke Programme Abhilfe schaffen, die sozusagen eine Brücke zwischen den Softwareinseln bauen.

Ein Dreh- und Angelpunkt für reibungslosen Software-Einsatz sei die Anbindung der unterschiedlichen Programme an die jeweilige Unternehmenssoftware, das sogenannte ERP-System. Diese Software soll sämtliche Betriebsabläufe in der Firma unterstützen – von Lagerverwaltung über Urlaubsplanung bis zum Geschäftsbrief. „Aber in der Praxis ist zum Beispiel die Office-Software des einzelnen Arbeitsplatzes häufig nicht an das ERP-System gekoppelt. Diese Anbindung ist möglich, aber mit gewissem Aufwand verbunden. Deswegen unterbleibt sie meistens. Die Folge kennt fast jeder: Wesentliche Daten zu einem Geschäft sind nur im Postfach des Sachbearbeiters verfügbar.“

Erntete Thomas Friebe hier zustimmendes Kopfnicken, sorgte das nächste Beispiel für tiefe Seufzer geschundener Geschäftsführer-Seelen: Die aus jedem Unternehmen bekannten und auf vielen Arbeitsplätzen „vorrätigen“ Excel-Tabellen, die - ebenfalls ohne Anbindung – unkontrolliert durchs Unternehmen geistern. Gespeichert werden sie meist nicht zentral, sondern auf irgendeinem Arbeitsplatz. Die auf diesen „freilaufenden“ Tabellen eingepflegten Daten aktuell zu halten, bedeutet hohen Aufwand und birgt ein großes Fehlerrisiko. „Eigentlich“, so Friebe, „gehören die Inhalte dieser Tabellen ins ERP-System. Sie werden dort aber nicht erfasst, weil die Mitarbeiter nicht wissen, wie das geht, es sehr aufwändig ist oder weil die Software es nicht hergibt.“

Ähnliches passiere zum Teil sogar mit wichtigen Dokumenten: Jeder habe Zugriff, könne sie ändern, kopieren und sonstwo abspeichern. In der Folge seien etliche Fassungen eines Dokuments im Unternehmen unterwegs, ohne dass sich Ursprung, Historie oder zumindest die aktuell gültige Version nachvollziehen lasse. „Das kann richtig teuer werden“, warnt Thomas Friebe.

Fazit des Fachmanns: „In manchen Betrieben scheint die Software ein bedenkliches Eigenleben entwickelt zu haben. Aus Sicherheitsgründen hat man sich häufig angewöhnt, einen Datensatz erst ,zu Fuß‘ zu überprüfen, bevor man darauf zurückgreift. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache.“

Angesichts des großen Interesses erklärte sich der Kreis-Nienburger bereit, seinen Vortrag zu wiederholen. Die Zuhörer forderte er auf, Software nicht als notwendiges Übel zu begreifen, sondern als kostensparendes Hilfsmittel. Für dessen effizienten Einsatz sei aber jeder Unternehmer selbst verantwortlich.

15.3.2013