Der langfristige Erfolg einer neuen Software in einem Unternehmen hängt von vielen Faktoren ab. Das eigentliche Softwaresystem ist dabei nicht immer entscheidend.
Was darf bei der Wahl und Einführung einer Software beachtet werden?
Wie können Unternehmen ein pünktliches Rollout sowie effiziente Nutzung und zufriedene Anwender sicherstellen?
Budget und Zeitrahmen sind bei der Wahl eines Systems häufig ausschlaggebend. Das kann jedoch zu unerfreulichen Überraschungen führen, denn Kosten- und Zeitschätzungen sind nur dann zuverlässig, wenn im ersten Schritt eine genaue Anforderungsanalyse durchgeführt wurde.
Anforderungsanalyse
Laut Untersuchungen scheitern über 2/3 aller Softwareprojekte aufgrund eines mangelhaften Anforderungsmanagements.1
Ein genaues Verständnis von existierenden Prozessen und (Alt-)Systemen ist essentiell, um zu definieren wie diese effizienter gestaltet werden können. Ein in der Praxis erprobtes und häufig durchgeführtes Vorgehen ist die Verwendung von sogenannten „User Stories“ oder rollenbasierten Anwendungsfällen.
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kommt diesem Ansatz besondere Bedeutung zu, da ein DMS zu den Softwareprodukten in einem Unternehmen gehört, mit dem über kurz oder lang alle Mitarbeiter in Berührung kommen. Es ist daher sinnvoll, die Auswirkungen einer DMS-Einführung auf die Geschäftsprozesse für jede Rolle genau zu analysieren und die möglicherweise erforderlichen Änderungen am bisherigen Vorgehen früh zu kommunizieren.
Alle Stakeholder sollten eine genaue Vorstellung vom geplantem Einsatz in der Praxis und dem Funktionsumfang der neuen Software teilen. Transparenz und die Einbeziehung von Mitarbeitern, die täglich mit der Software arbeiten werden, ist daher bei der Anforderungsaufnahme entscheidend.
Aspekte, die detailliert diskutiert und dokumentiert werden, sind unter anderem:
- Benutzermerkmale
- Externe Schnittstellen
- Berechtigungen
- Priorisierung von Funktionalitäten und
- Verantwortlichkeiten im Team?
Testphasen, Datentransfer in das neue System und die langfristige Wartung sollten so früh wie möglich in die Planung miteinbezogen werden.
Kommunikation ?
Ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Erfolg einer neuen Software sind die Anwender.
Haben Nutzer das Gefühl, dass die neuen Tools mehr Arbeit verursachen als die vorherigen Prozesse, zu kompliziert sind, oder nicht den Erwartungen entsprechen, besteht die Gefahr, dass das neu eingeführte System nicht optimal genutzt und nach und nach obsolet wird.
Vor dem Produktivbetreib sind eine umfangreiche Einführung, Schulungen und Feedbackschleifen, während den Bedenken und Anregungen der Mitarbeiter Berücksichtigung finden, zentral. Zudem sollte die Digitalisierung bestehende Arbeitsweisen und –kultur erleichtern und modernisieren, jedoch ohne diese zu drastisch verändern. Dies endet bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beim oft bemühten „Ritt auf der Rasierklinge“ – die Verantwortlichen müssen für Ihr Unternehmen die Frage beantworten, ob sie sich auf die neuen Möglichkeiten eines DMS einlassen wollen oder möglichst wenig an ihren Geschäftsprozessen ändern wollen und dabei bewusst darauf verzichten, die Annehmlichkeiten eines DMS vollständig zu nutzen.
Eine zentrale Frage bei der Einführung eines DMS ist bspw. der Umgang mit Papierdokumenten, also Dokumente, die das Unternehmen ausschließlich in Papierform erreichen. Diese müssen gescannt, „verschlagwortet“ (= Erfassung der Meta-Daten) und in das DMS aufgenommen werden. Früher oder später ist in diesem Kontext die Frage zu beantworten, ob „frühes Scannen“ oder „spätes Scannen“ etabliert werden soll.
Frühes Scannen
Beim frühen Scannen wird jedes Papierdokument unmittelbar nach seinem Eingang gescannt und verschlagwortet wird und das digitale (gescannte) Dokument den Geschäftsprozess unter Nutzung des DMS durchläuft.
Dieser Ansatz birgt viele Vorteile, u. a.:
- Die Geschäftsprozesse können unter Nutzung des DMS-Workflowsystems digitalisiert durchlaufen werden.
- Alle Dokumente erreichen in Sekundenbruchteilen den richtigen Empfänger.
- Geschäftsprozesse können parallelisiert und dadurch optimiert werden.
- Digitalisierte Dokumente können auch mit dem Smartphone oder im Home-Office geprüft und bearbeitet werden.
- Digitalisierte Dokumente können de facto nicht verloren gehen.
Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen in aller Regel die Geschäftsprozesse angepasst und digitalisiert werden. Viele Unternehmen scheuen diesen Aufwand und entscheiden sich daher für das späte Scannen, das i. d. R. nur minimale Änderungen an den Geschäftsprozessen erforderlich macht.
Beim späten Scannen durchläuft das Papierdokument den Geschäftsprozess und wird erst gegen Ende des Geschäftsprozesses gescannt und verschlagwortet. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben prinzipiell in der gewohnten Art und Weise erledigen können – lediglich die Aktenablage ändert sich: statt das Papierdokument in einem Aktenordner abzulegen, wird es gescannt, verschlagwortet und im DMS abgelegt. Das scheint verlockend, spart man sich doch die Umstellung der Geschäftsprozesse auf die digitale Verarbeitung. Dieser Vorteil wird mit dem Nachteil bezahlt, dass von der Einführung des DMS nicht vollumfänglich profitiert werden kann.
Eine detaillierte Anforderungsanalyse und Kommunikation aller Stakeholder sind daher zwei der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Einführung einer neuen Software.
Beschäftigen auch Sie sich derzeit mit der Einführung einer neuen Software oder haben allgemeine Fragen zu Digitalisierungsprozessen und -trends? Unser Team steht Ihnen gerne Rede und Antwort. Setzen sie sich für ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in Verbindung.
[1]https://www.ptc.com/en/integrity-blog/6-reasons-your-projects-fail